Umowa poufności

Jeśli Twoja firma wymaga poufności danych przed zawarciem współpracy, poniżej zawieramy wzór treści dokumentu, który możemy pomiędzy naszymi firmami sporządzić. 

przesłana w dniu…………………………………………………. w miejscowości Ławy pomiędzy:

  1. TWOJA NAZWA FIRMY

    (zwany dalej Zamawiającym)

  2. Vebi.pl Sp. z o.o. z siedzibą miejscowości Ławy 28, 97-400 Bełchatów, NIP: 7692226243
    (zwany dalej Wykonawcą)

 

Łącznie zwani dalej Stronami.

Działając w imieniu Vebi.pl Sp. z o.o. oświadczam, iż w celu przygotowania strony internetowej lub innych działań reklamowych i marketingowych, firma Vebi.pl Sp. z o.o. otrzymała od Zamawiającego dokumenty i informacje poufne w formie pisemnej, elektronicznej lub ustnej, dotyczące działalności ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… lub innych planów biznesowych Zamawiającego, które nie są powszechnie dostępne dla osób trzecich, a których ujawnienie lub wykorzystanie mogłoby narazić Zamawiającego na szkodę (dalej: „Informacje Poufne”).

W związku z powyższym, Vebi.pl Sp. z o.o. zobowiązuje się traktować Informacje Poufne w sposób ściśle poufny, w szczególności:

  • nie ujawniać ani nie dopuszczać do ujawnienia Informacji Poufnych podmiotom trzecim;
  • przechowywać wszelkie Informacje Poufne, w szczególności dane na stronie w sposób bezpieczny i uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym;
  • nie kopiować, nie publikować, ani nie rozpowszechniać kopii Informacji Poufnych bez wcześniejszej pisemnej zgody Zamawiającego;
  • korzystać z Informacji Poufnych wyłącznie w zakresie, celu i przedmiocie związanym z przygotowaniem analizy przekazanej dokumentacji;
  • zapewnić, by każdy z pracowników, podwykonawców i usługodawców, o ile konieczny będzie ich dostęp do Informacji Poufnych, traktował Informacje Poufne w sposób poufny i przestrzegał niniejszych zasad poufności;
  • naprawić szkodę i pokryć wszelkie koszty poniesione lub grożące Zamawiającemu, w związku z nieprzestrzeganiem niniejszych zasad poufności, pod rygorem zapłaty Zamawiającemu rekompensaty pieniężnej za naruszenie niniejszych zasad poufności przez Vebi.pl Sp. z o.o. lub osoby, którymi Vebi.pl Sp. z o.o. się posługuje, w wysokości 500 zł (słownie: pięćset) złotych brutto.
 

W przypadku poniesienia szkody przekraczającej wysokość zastrzeżonej w zdaniu poprzednim rekompensaty pieniężnej, Zamawiający będzie mógł dochodzić odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych. Z chwilą zakończenia współpracy Vebi.pl Sp. z o.o. zobowiązuje się do zwrotu wszelkich materiałów zawierających Informacje Poufne lub po uzgodnieniu z Zamawiającym do ich zniszczenia oraz do zniszczenia wszelkich notatek, analiz, protokołów oraz kopii tych dokumentów.

W przypadku dokonania zniszczenia przekazanych dokumentów zawierających Informacje Poufne Vebi.pl Sp. z o.o. ma obowiązek przekazać Zamawiającemu pisemne potwierdzenie dokonania zniszczenia. Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy sytuacji, gdy ujawnienia Informacji Poufnych żąda organ władzy państwowej lub gdy wynika to z przepisów prawa.

Okres trwania zobowiązania danych poufności

Niniejsze zobowiązanie wchodzi w życie z dniem przekazania Informacji Poufnych i będzie obowiązywać przez okres 12 miesięcy. Jeśli Zamawiający chce zmienić okres trwania umowy poufności, jest zobowiązany do kontaktu z Wykonawcą w celu przedłużenia tej umowy na kolejny okres 12 miesięcy po upływie poprzedniego czasu.

Zastrzeżenia do umowy poufności

Vebi.pl Sp. z o.o. zastrzega sobie możliwość błędnej analizy naruszonych danych poufnych przez Zamawiającego w przypadkach losowych takich jak:

  1. Zamawiający przypadkowo otrzymuje poufne informacje na temat konkurencyjnej oferty i nieświadomie wykorzystuje je do ulepszania swojego produktu lub usług.
  2. Zamawiający zostaje zhakowany, a nieznany sprawca uzyskuje dostęp do poufnych informacji, co powoduje naruszenie umowy poufności i wypłynięcie danych poufnych na środowisko zewnętrzne (do konkurencji)
  3. Zamawiający przypadkowo publikuje poufne informacje w Internecie lub przesyła je niewłaściwej osobie, co skutkuje dalszych rozesłaniem informacji poufnych.
  4. Zamawiający zleca podwykonawcom wykonanie niektórych zadań i w procesie realizacji projektu lub usługi, podwykonawcy uzyskują dostęp do poufnych informacji.
  5. Zamawiający zapomina wyłączyć urządzenie rejestrujące, a rozmowa, która zawiera poufne informacje zostaje zarejestrowana i przypadkowo udostępniona osobom trzecim.
  6. Zamawiający jest zmuszony ujawnić poufne informacje w celu przestrzegania przepisów prawa lub wyroku sądu. 
  7. Zamawiający umieszcza poufne informacje w niezabezpieczonym miejscu, gdzie mogą być łatwo skradzione lub odczytane przez osoby niepowołane.
  8. Zamawiający przypadkowo wysyła poufne informacje na niewłaściwy adres e-mail lub numer telefonu.
  9. Zamawiający dzieli się poufnymi informacjami z osobami, które nie mają wymaganego zezwolenia lub dostępu do tych informacji.
  10. Zamawiający korzysta z niezabezpieczonej sieci Wi-Fi lub innego niezabezpieczonego medium do przesyłania poufnych informacji, co powoduje ich nieautoryzowany dostęp.
  11. Zamawiający podczas zwolnienia lub oddelegowania określonego pracownika, nie odebrał mu dostępów do swoich źródeł danych poufnych w tym maili, dysków, stron www, danych osadzonych w chmurze lub systemu CRM i innych.
  12. Zamawiający w sposób świadomy lub nieświadomy nie zabezpieczył swoich materiałów firmowych i danych poufnych w wewnętrznych strukturach firmy, przez co nieodpowiedni pracownicy lub zamierzone działania konkurencji doprowadziły do ich wycieknięcia.
  13. Zamawiający może zostać zmuszony przez podmioty trzecie do ujawnienia poufnych informacji.
  14. Zamawiający udziela dostępu do swoich danych osobom trzecim i nie informuje o tym Wykonawcy.

 

Vebi.pl Sp. z o.o. może mieć obawy dotyczące celowego naruszania umowy poufności przez Zamawiającego.
W takich sytuacjach, firma może podjąć dodatkowe środki ostrożności, takie jak:

  1. Żądanie od Zamawiającego potwierdzenia, że wszyscy pracownicy zobowiązani do przestrzegania umowy poufności, podpisali stosowne dokumenty i przeszli odpowiednie szkolenia.
  2. Monitorowanie działalności Zamawiającego w celu wykrycia nieprawidłowości lub nieautoryzowanego ujawniania poufnych informacji poprzez komunikaty systemu lub powiadomień e-mail o nieautoryzowanych działaniach.
  3. Wymagając od Zamawiającego wykazania, że stosuje odpowiednie środki ostrożności w celu ochrony poufnych informacji, takie jak zabezpieczanie ich przed nieuprawnionym dostępem, szyfrowanie lub przechowywanie w bezpiecznym miejscu.
  4. Wymagając od Zamawiającego podjęcia odpowiednich działań w celu naprawy sytuacji, jeśli zostanie stwierdzone naruszenie umowy poufności.
  5. Wymagając od Zamawiającego wyjaśnień jeśli bez poinformowania Vebi.pl Sp. z o.o. o działaniach, które mają wpływ na poufność danych Zamawiającego.
 
 

Oto losowe przykłady sytuacji, które mogą budzić obawy Vebi.pl Sp. z o.o. w kontekście celowego naruszania umowy poufności przez Zamawiającego.

Zamawiający może również chcieć ujawnić poufne informacje w celu:

  1. zyskania przewagi konkurencyjnej,
  2. zrealizowania prywatnych interesów,
  3. zdobycia poparcia lub zemsty na innym podmiocie,
  4. zmuszenia firmy Vebi.pl Sp. z o.o. do zmiany warunków umowy,
  5. osiągnięcia korzyści finansowych,
  6. zrealizowania celów politycznych.
  7. szantażu lub wymuszenia określonych działań.
  8. uzyskania wyższych rabatów lub korzyści od innych firm.
  9. zrealizowania działań przestępczych.
  10. uniknięcia odpowiedzialności za własne działania.
  11. zrealizowania działań szpiegowskich.
  12. osłabienia pozycji firmy Vebi.pl Sp. z o.o. na rynku.
  13. szkodzenia reputacji firmy Vebi.pl Sp. z o.o.
  14. uzyskania korzyści przy podpisywaniu nowych umów.
  15. zaspokojenia ciekawości lub złośliwości.

 

Podsumowanie

Vebi.pl Sp. z o.o. z uwagi na prowadzenie swojej działalności pod głównym kodem PKD o nazwie: „PKD 73.11.Z – Działalność agencji reklamowych”, obsługuje różne branże, a tym samym firma Vebi.pl Sp. z o.o. jest otwarta na wszystkie branże będące na rynku krajowym oraz zagranicznym. Przez ten fakt może dojść do obsługi takich samych podmiotów wykonujących takie same działania reklamowe, handlowe, marketingowe lub drukarskie. Vebi.pl Sp. z o.o. wskazuje fakt, iż otrzymuje od swoich klientów zlecenia, treści, grafiki lub inne dane, które mogą być podobne lub takie same z uwagi na podyktowane warunki danej branży lub jej ograniczenia sprowadzające się do danych informacyjnych. Mamy świadomość, że w wielu branżach nazwy lub dane usług mogą się pokrywać lub brzmieć tak samo. Z uwagi na ten fakt, nie mamy wpływu na możliwość dochowania tajemnic lub danych poufnych, które są znane na rynku i mogą być rozumiane przez Zamawiającego jako dane poufne, a takimi w rozumieniu prawa i świadomości handlowej na rynku wielu firm nie są, bo występują jawnie i naturalnie wszędzie.

Sytuacje dotyczące wszystkich powyższych wymienionych przypadków mogą być trudne lub łatwe do ujawnienia. Wskazujemy na możliwość wielu losowych zdarzeń, które mogą mieć wpływ na ujawnienie Państwa poufnych danych, kiedy Vebi.pl Sp. z o.o., może nie mieć z wyciekiem poufnych danych nic wspólnego, jak również tego, że do żadnego wycieku danych nie doszło. Jako Agencja Reklamowa, możemy wejść w posiadanie różnych danych poufnych w tym danych poufnych podobnych lub takich samych przez firmę konkurencyjną, która zleciła u nas realizację danej usługi i druku. W żaden sposób nie jesteśmy wstanie tego zweryfikować z uwagi na mnogość branż i działań reklamowych różnych podmiotów o podobnych profilach działalności. Należy również wziąć pod uwagę, że może dojść do sytuacji, gdzie w podobnym czasie każda ze stron „wpadła na taki sam pomysł” i w zbliżonym okresie czasu realizuje podobne, zbliżone lub takie same działania reklamowe, marketingowe, drukarskie i inne mające na celu dobro reklamowe własnej firmy. Sytuacja taka może mieć miejsce, gdzie okoliczności rynkowe oraz medialne, sprzyjają danym działaniom i ich duplikacji, jak miało to miejsce podczas pandemii COVID i wzrostu popularności losowych usług, treści, gadżetów, co generowało ich zbliżone podobieństwo.